Porządek w dokumentach firmy jest rzeczą świętą

Przechowywanie dokumentów księgowych okazuje się powszechną praktyką w działalności gospodarczej. Mającą na celu potwierdzenie uczciwości wobec państwa, szczególnie względem finansów publicznych działaniach firmy. Na jakie rzeczy/ aspekty w tym obszarze my jako przedsiębiorcy musimy zwrócić uwagę?

Prawidłowości- jakie muszą pojawić się w czasie archiwizacji dokumentów

Dostęp do dokumentacji podczas trwania kontroli skarbowej powinien być swobodny dla kontrolującego.
Ponadto:
-dokumenty kosztowe, sprzedażowe muszą być przechowywane chronologicznie oraz być ponumerowane (zgodność KPiR),
– odpowiednie zabezpieczenie dokumentacji przed ewentualnym zgubieniem lub zniszczeniem papierowej wersji lub cyfrowej dokumentu,
archiwizacja dokumentów księgowych to też wyznaczenie odpowiedniego, bezpiecznego miejsca, w którym dokumenty będą należycie chronione przed osobami niepowołanymi,

Forma elektroniczna dokumentów księgowych- ich przechowywanie

Obecnie standardem praktycznym w każdej działalności gospodarczej jest korzystanie z programów komputerowych i aplikacji w Internecie. Programy tego typu bardzo ułatwiają prowadzenie księgowości internetowej. Korzystając z proponowanych rozwiązań, jako przedsiębiorca powinieneś pamiętać o zapisywaniu księgowej dokumentacji na dysku HDD (ang. Hard Disk Drive) komputera w formacie plikowym jako pliki PDF. Pliki takie należy przechowywać w odpowiednio wydzielonym. Dzięki takiemu schematu/ postępowaniu zapisywaniu dokumentu w trakcie przebiegu – archiwizacja dokumentów po angielsku problemu nie stanowi brak dostępu do Internetu lub w czasie chwilowej utracie łączności z aplikacją księgową możesz szybko odnaleźć- właściwy wystawiony wcześniej dokument elektroniczny.

Zawsze lepiej być przygotowany i w razie sytuacji kryzysowej, dzięki wprowadzonemu- praktycznemu ładowi w przechowywaniu dokumentów mieć bezproblemowy oraz szybki dostęp do potrzebnych papierów firmowych.
Albowiem -Porządek w dokumentach firmy jest rzeczą świętą.